Zu viele Emails, DMs und Nachrichten? So schaffst du wieder Fokus im Arbeitsalltag

00:00:00: Dr. Franziska Walther: Kennst du das Gefühl, dass du eigentlich kreativ arbeiten willst? Aber der Tag verschwindet zwischen Emails, DMs und Nachrichten auf fünf verschiedenen Kanälen? Vielleicht beantwortest du ständig irgendwas, wechselst dauernd zwischen Postfächern hin und her und am Ende bleibt kaum noch mentale Energie für deine eigentliche Arbeit übrig? In der heutigen Folge nehme ich dich mit an meinen Schreibtisch und ich zeige dir, wie ich ganz konkret mit meiner täglichen Nachrichtenflut umgehe.

00:00:29: Dr. Franziska Walther: Du erfährst, wie ich meine Kommunikation so organisiere, dass nichts Wichtiges liegenbleibt oder übersehen wird. Und ich zeige dir auch, wie ich das mache, ohne dass ich mich den ganzen Tag damit beschäftigen muss. Wir sprechen auch darüber, warum es dabei weniger um Zeitmanagement geht, sondern viel mehr um Fokus und mentale Ruhe. Das ist also eine ganz praktische Folge direkt aus meinem Berufsalltag. Und die Strategien sind sofort umsetzbar.

00:00:56: Dr. Franziska Walther: Und in diesem Sinne: Herzlich willkommen im Portfolio-Podcast. Hier erfährst du, wie wir mit deiner kreativen Arbeit gut zu dir passende Aufträge akquirierst und wie du gleichzeitig dafür sorgst, dass dein Herz weiterhin für deine kreative Arbeit brennt. Auch mit dem ganzen Brimbamborium, den der Berufsalltag einer kreativen Selbstständigkeit so mit sich bringt. Ich bin Franziska Walther und jetzt geht’s los.

00:01:26: Dr. Franziska Walther: Über Weihnachten habe ich ja drei Wochen Winterpause gemacht. Und als ich dann im Januar wieder mein Email-Postfach geöffnet habe, da wartete ein Berg von Nachrichten auf mich. Ganz zu schweigen von den gefühlt Hunderten von Direkt-Nachrichten auf Instagram und LinkedIn. Es hat ganze zweieinhalb Wochen gedauert, alle Postfächer leer zu räumen. Wir bekommen ja alle immer mehr Nachrichten per Email, LinkedIn, Instagram, Telegram, Signal, WhatsApp – und alle Nachrichten wollen beantwortet werden.

00:01:57: Dr. Franziska Walther: Und ich schaffe das nicht immer. Vielleicht geht es dir ja auch so. Letztes Jahr habe ich einige Nachrichtenkanäle deshalb auch über Wochen einfach ignoriert. Und wenn du mir auf LinkedIn eine Nachricht geschrieben hast, dann ist dir das gegebenenfalls auch aufgefallen. Aber dann habe ich im Podcast »Raketerei« eine Folge gehört, in der Imke Machura das Nachrichten-ignorieren mit Ghosting vergleicht.

00:02:21: Dr. Franziska Walther: Also damit, wenn eine Person, von der man gern eine Nachricht hätte, mit Schweigen reagiert. Und im beruflichen Kontext sei das unprofessionell, sagt Imke in ihrem Podcast. Denn das ignoriert werden, das zerstört Vertrauen. Und das ist schließlich die wichtigste Währung in der Selbstständigkeit. Mit der Geschäftskommunikation gibt es also einen Konflikt zwischen zwei Bedürfnissen, die sich in sich widersprechen.

00:02:50: Dr. Franziska Walther: Einmal das Bedürfnis, die Flut an Nachrichten zu bändigen, und zwar so, dass noch genug Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Aber hier geht es nicht nur um Zeitmanagement, sondern auch um mentale Ressourcen. Denn ja, mich stressen die vollen Postfächer. Es ist wie so ein überfülltes Büro, in dem überall Kartons und Stapel mit Briefen herumliegen. Irgendwann ist überhaupt kein Platz mehr, um sich zu bewegen und kein Platz mehr da zum Denken.

00:03:18: Dr. Franziska Walther: Und es ist ja nicht nur ein Postfach bzw. ein zugekramtes Büros, sondern es sind mehrere. Das, was mich am meisten stresst, sind die vielen parallelen Kommunikationskanäle, in denen alle Minuten die nächste und die nächste und die nächste Nachricht ankommt. Auf der anderen Seite habe ich aber auch das Bedürfnis und den Wunsch, professionell und respektvoll mit Nachrichten umzugehen und sie eben nicht zu ignorieren.

00:03:46: Dr. Franziska Walther: Und klar, ich will auch keine wichtige Nachricht übersehen oder vergessen. Und auf die Dringlichen will ich schnellstmöglich antworten. Deshalb habe ich in den letzten Wochen nach Wegen gesucht, diese zwei Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen. Und in dieses Experiment nehme ich dich heute mit. Zu allererst habe ich mal nachgeschaut, wie viele Nachrichten es denn wirklich sind, denn Weihnachten und Winterpause sind ja kein Normalzustand.

00:04:13: Dr. Franziska Walther: In den letzten vier Wochen habe ich durchschnittlich pro Tag 50 bis 80 Emails erhalten und 5 bis 20 Emails geschrieben. Es sind also nicht hunderte von Emails, aber es sind eben auch nicht nur drei. In der Community der Portfolio-Akademie passiert auch immer etwas. Dort schreibe ich regelmäßig Beiträge und antworte auf Fragen. Und dann kommen ja noch die Nachrichten über die Social-Media-Plattformen.

00:04:38: Dr. Franziska Walther: Bei mir sind es vor allen Dingen Instagram und LinkedIn und dort erreichen mich insgesamt pro Tag so zwischen fünf bis zu 25 direkt Nachrichten. Dazu kommen dann noch die Kommentare unter meinen Instagram- und LinkedIn-Posts und auf Spotify und YouTube. Das sind ja auch alles Nachrichten und manchmal sind es mehr, manchmal sind das weniger. Grob überschlagen erreichen mich an einem ruhigen Tag circa 50 Nachrichten und an einem vollen Tag bis zu 150 Nachrichten.

00:05:09: Dr. Franziska Walther: Und ja, das ist eine Menge. Und das erklärt auch dieses Berg-Gefühl nach den drei Wochen Weihnachtspause. Weil sich in den 21 Tagen so schnell mal 3000 Nachrichten aufstauen können. Der Großteil der mentalen Energie geht aber erst einmal gar nicht fürs Nachrichten-Lesen und -Antworten drauf, sondern für das konstante Multitasking. Die Nachrichten landen ja nicht alle in einem Postfach, sondern an ganz vielen verschiedenen Orten.

00:05:37: Dr. Franziska Walther: Und den Überblick zu behalten, das kostet auch Energie. Und hier eine kurze Randnotiz in eigener Sache: Das gleiche gilt übrigens auch für deine Akquise. Auch hier kostet es dich eine Menge Energie, wenn dir Struktur, Klarheit und bewusste Arbeitsprozesse fehlen. Und wenn du jetzt denkst: Ja, bei mir ist das so, ich fühle mich total erschöpft von der Akquise, aber ich bewirke damit nicht viel.

00:06:01: Dr. Franziska Walther: Wenn das so ist, dann fühle dich ganz herzlich eingeladen in die Portfolio-Akademie. Die Portfolio-Akademie ist mein 14-wöchige Live-Gruppen-Programm für Illustrator*innen und Designer*innen und darin positioniert du dich nachhaltig, also sowohl künstlerisch wie auch wirtschaftlich. Und das bedeutet auch, dass du dir eine klare, strukturierte Akquise-Strategie aufbaust und eben nicht alles gleichzeitig machst, sondern dich bewusst fokussierst auf die Dinge, die für dein Angebot funktionieren.

00:06:33: Dr. Franziska Walther: Die nächste Portfolio-Akademie startet am 2. März 2026 und du kannst dich jetzt schon unverbindlich und für 0 € auf einer Warteliste eintragen. Und ja, es lohnt sich, auf der Warteliste zu stehen, denn die letzten Male waren die 30 verfügbaren Plätze innerhalb weniger Tage vergeben. Die unverbindliche Warteliste findest du auf der Seite www.diegutemappe.de/pa. P wie Portfolio und A wie Akademie. Den Link findest du auch in den Shownotes.

00:07:05: Dr. Franziska Walther: So, Ende Randnotiz. Weiter geht’s. Mit all den Nachrichten und all den verschiedenen Kanälen staut sich also schnell mal was an und den Überblick über alle diese verschiedenen Nachrichtenkanäle zu behalten kostet Energie. Insbesondere wenn es über den ganzen Tag als Daueraufgabe geschieht. Denn ja, Multitasking ist ein Mythos. Unser Gehirn kann immer nur eine Sache machen und ein ständiges Hin- und her-Geswitche zwischen verschiedenen Aufgaben ist anstrengend.

00:07:37: Dr. Franziska Walther: Das Ziel sollte also sein, längere Phasen zu haben, in denen es nur um eine Sache geht. Und ich mache das so: Lass uns mal mit meinem wichtigsten Game Changer anfangen, den ich erst vor kurzem eingeführt hatte, nämlich kurz nachdem ich den Podcast zum Nachrichten-Ghosting gehört habe. Und das ist Strategie #1: Der Wochenputz. Einmal in der Woche nehme ich mir Zeit, mein Email-Postfach und die Postfächer der Social-Media-Kanäle komplett auf- und leer zu räumen.

00:08:06: Dr. Franziska Walther: Dazu habe ich mir zwei Stunden Zeit mit einem wiederkehrenden Termin im Kalender geblockt: am Montagmorgen. Das bedeutet auch, dass alles, was letzte Woche liegengeblieben ist oder übersehen wurde, spätestens hier Aufmerksamkeit bekommt. Das Aufräumen mache ich dabei an meinem Schreibtisch, also in meinem Emailprogramm und bei Instagram und LinkedIn im Webbrowser. Weil ich das weniger anstrengend finde, als Nachrichten auf meinem Handy zu beantworten.

00:08:33: Dr. Franziska Walther: Und weil ich im Browser auch fokussierter bin. In den Apps passiert es mir schnell, dass ich eigentlich nur die DMs beantworten will und – plopp – ist eine halbe Stunde vergangen und ich habe eigentlich nur lustige Katzenvideos geschaut. Oder Videos über Tofu. Und ja, es kann also sein, dass wenn ich unter der Woche wenig Zeit habe, Montag der einzige Tag ist, an dem ich Nachrichten auf Instagram oder LinkedIn beantworte.

00:09:01: Dr. Franziska Walther: Deshalb habe ich auch recherchiert, ob es möglich ist, auf LinkedIn und Instagram einen Auto-Responder einzurichten. Im Sinne von »Wenn es dringend ist, schreib mir eine Email. Ich checke meine Nachrichten nur einmal in der Woche.« Instagram erlaubt Business- und Creator-Accounts das Einrichten von FAQs. Damit kannst du typische Fragen formulieren, die dir oft gestellt werden und dann darauf automatisierte Antworten verschicken. Damit ließe sich also auch ein Auto-Responder einrichten.

00:09:31: Dr. Franziska Walther: Aber bei mir in der App funktioniert das nicht. Bei mir ist der FAQ-Bereich immer noch auf dem Stand von vor vier Jahren. Das scheint ein Glitch zu sein. Deshalb habe ich die App auf meinem Telefon mal gelöscht und neu installiert. Aber der Bug ist immer noch da. Einige andere neue Funktionen, die Instagram in 2025 eingeführt hat, die habe ich auch noch nicht.

00:09:51: Dr. Franziska Walther: Aber vielleicht funktioniert es ja bei dir. Probier es gerne mal aus. Wie gesagt, diese Funktionen haben auf Instagram nur Business- und Creator-Accounts, aber du kannst dein Konto kostenlos so einrichten, ohne Probleme. Für LinkedIn habe ich noch keine kostenlose Lösung gefunden, so eine Art von Auto-Responder einzurichten. Aber wenn du ein Premium-Abo hast, dann kannst du die Funktion »Abwesenheitsnotiz« als Auto-Responder nutzen.

00:10:19: Dr. Franziska Walther: Ich habe kein Premium-Abo, deshalb gilt für mich, es auszuhalten, dass Menschen zur Not eben erst sieben Tage später eine Antwort von mir bekommen. Neben dieser wöchentlichen Aufräumaktion gibt es noch die täglichen NachrichtenAufgaben. Und damit sind wir schon bei Strategie #2 und die heißt: Morgendliches Sortieren. Dafür habe ich mir eine morgendliche Routine aufgebaut, mit der ich meinen Tag aufgeräumt starte.

00:10:47: Dr. Franziska Walther: Hier kümmere ich mich nur um meine Emails und die Portfolio-Akademie-Community. Instagram und LinkedIn checken findet hier nicht statt. Außer natürlich am Montag. Aber an allen anderen Tagen beginnt mein Tag so: Jeden Morgen, wenn ich mit meinem Kaffee an meinem Schreibtisch ankomme, schaue ich zuallererst in mein Email-Postfach und scanne alle Nachrichten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Nur eine kleine Anzahl von Emails beantworte ich sofort.

00:11:15: Dr. Franziska Walther: Und das sind die, die wichtig und dringlich sind und die ich innerhalb weniger Minuten sofort beantworten kann. Den Rest der Emails markiere ich, um mich später darum zu kümmern. Und dazu nutze ich Labels in meinem Email-Programm. Da ich Apple nutze, ist das bei mir Mail. Dazu nutze ich bewusst keine Ordner zum Sortieren, sondern Labels mit Filterfunktion.

00:11:40: Dr. Franziska Walther: Weil bei Ordnern weiß ich, dass sie so ein bisschen wie schwarze Löcher sind. Deswegen schiebe ich nur etwas in einen Ordner, was wirklich nicht verloren gehen darf, aber was ich nicht unbedingt wieder sehen muss. So was wie: bezahlte Rechnungen, Emails mit Lizenzschlüsseln, Verträge und so weiter. Das kann ich, wenn ich es brauche, suchen. Aber das muss nicht mehr in meinem Postfach sitzen.

00:12:02: Dr. Franziska Walther: Für mein tägliches Sortieren habe ich mir aber deshalb verschiedene Labels eingerichtet. Emails mit einem Label werden dann in einen gefilterten Ordner geschoben und wenn das Label entfernt wird, dann verschwinden sie auch wieder aus diesem Ordner. Und meine Label-Struktur sieht so aus: Die Emails, die ich bis heute Abend beantworten werde, bekommen das Label HEUTE. Emails, die weniger dringlich sind, bekommen das Label WOCHE und damit beantworte ich sie spätestens bis Freitag.

00:12:30: Dr. Franziska Walther: Hier mal ein paar Beispiele: Da landet also zum Beispiel am Montagmorgen eine Nachricht von einer Teilnehmerin der Portfolio-Akademie in meinem Postfach, dass sie sich gerade nicht einloggen kann. Einordnung dringlich und wichtig. Ist aber auch wirklich schnell erledigt. Kurz auf meine Kurs-Plattform einloggen, Kontakt suchen und mit einem Klick auf einen Button eine Email zum Passwort zurücksetzen verschicken. Fertig.

00:12:52: Dr. Franziska Walther: Erledigt. Daneben wartet aber auch eine Email von meiner Lektorin zum aktuellen Buchgestaltungsauftrag im Postfach. Einordnung Wichtig und dringlich, aber nicht super-super dringlich. Kann ich bis heute Abend beantworten. Ist eh besser. So kann ich über ihre Frage auch noch mal tagsüber nachdenken und vielleicht auch schon so ein paar Dinge im Buch ausprobieren. Diese Email bekommt das Label HEUTE.

00:13:16: Dr. Franziska Walther: Und dann ist da noch der Pitch eines Kollegen für ein Interview im Podcast. Nicht dringlich, da muss ich eh erst mal recherchieren und meinen Kalender nach freien Terminen checken. Deshalb schiebe ich diese Email auf meine Wochen-Liste mit dem Label WOCHE. Alle relevanten Emails bekommen also ein Label, nachdem ich kurz gecheckt habe, um was es geht. Und ja, alle unwichtigen Emails lösche ich sofort.

00:13:41: Dr. Franziska Walther: Das ist bei mir vor allem wirklich viel Spam. Ich krieg wirklich viele Spam-Emails. Aber natürlich auch parallel dazu zum Beispiel Newsletter von Kolleg*innen. Die überfliege ich nach Themen, die mich interessieren, lese einen Teil davon. Schön, spannend, fertig, löschen. Manchmal stehen natürlich im Newsletter auch wirklich tolle Dinge drin, die ich später in Ruhe noch mal lesen möchte. Und dazu habe ich mir auch ein Label eingerichtet.

00:14:07: Dr. Franziska Walther: Und das heißt SPÄTER. Und wenn ich mal Zeit habe, kann ich hier zurückkommen. Genau. Und außerdem habe ich mir angewöhnt, radikal auszusortieren. Und damit sind wir schon bei Strategie #3. Und die heißt: Radikales Aussortieren. Gerade bei Newslettern achte ich sehr darauf, ob ich sie wirklich lese oder nicht. Und wenn ich sie nicht lese, dann unsubscribe ich. Denn vielleicht ist dir das ja auch schon mal aufgefallen.

00:14:35: Dr. Franziska Walther: Newsletter werden irgendwie gefühlt immer mehr. Du bestellst in einem Online-Shop, findest einen interessanten Substack-Kanal und meldest dich auf einer Nachrichtenseite an, um diesen einen Artikel zu lesen. Und bevor du dich versiehst, bekommst du täglich 10 bis 20 Newsletter. Deshalb sortiere ich hier regelmäßig wieder aus und unsubscribe alles, was ich nicht bewusst lese. Denn jede unnötige Email frisst mentale Energie.

00:15:02: Dr. Franziska Walther: Und ja, da ich ja selbst auch einen wöchentlichen Newsletter versende, weiß ich, wie doof sich das anfühlt, wenn jemand sich abmeldet. Aber ganz ehrlich: Wenn du die Emails nicht liest, ist das eh für alle besser. Denn Newsletter zu versenden kostet Geld und der Preis ergibt sich bei den meisten Email-Marketing-Plattformen nach der Anzahl der Subscriber. Und außerdem sinkt die Email-Reputation,

00:15:26: Dr. Franziska Walther: wenn der Newsletter nicht gelesen wird – was über kurz oder lang dazu führt, dass er im Spamordner landet oder gar nicht mehr zugestellt wird. Deshalb tust du dir selbst und der anderen Person einen Gefallen, wenn du unsubscribest, wenn du den Newsletter nicht liest. Die Newsletter Person ist dir am Ende dankbar dafür und dein Kopf ist das auch. Weil auf einmal ist wieder so viel mehr Platz für dich da.

00:15:53: Dr. Franziska Walther: Das gleiche gilt übrigens auch für die Benachrichtigungen der sozialen Netzwerke. Diese habe ich so gut wie alle ausgestellt. Ich bekomme also keine Emails mehr von Facebook, Instagram und LinkedIn. So ist es leichter, in stressigen Phasen auch nach Montag nicht noch einmal reinzuschauen. Anders ist es dabei bei der Community der Portfolio-Akademie. Dort habe ich mir ganz bewusst eine Benachrichtigung eingestellt, so dass ich eine Email bekomme, wenn mich dort jemand in einem Beitrag erwähnt und mir wahrscheinlich eine Frage stellt.

00:16:23: Dr. Franziska Walther: Diese Emails bekommen natürlich auch Labels. Und hier ganz am Schluss meiner Morgenroutine schaue ich auch noch einmal in der Portfolio-Akademie-Community vorbei, um zu schauen, was da so los ist und ob es eine spannende Diskussion gibt, in der ich nicht getaggt wurde. Ja, und damit ist die Morgenroutine fertig und ich kann aufgeräumt und sortiert in den Tag starten. Und dann am Nachmittag, wenn ich mein Nachmittagstief habe oder am Abend, beantworte ich dann die nicht ganz so dringlichen, aber wichtigen Emails.

00:16:54: Dr. Franziska Walther: Und tagsüber? Ja, tagsüber versuche ich zu arbeiten und so wenig wie möglich in mein Email-Postfach zu schauen. Apropos: Das bringt uns zur letzten Strategie, zur Strategie #4: Technisch Ruhe schaffen. Denn beim Schreiben der Podcastfolge habe ich herausgefunden, dass es natürlich möglich ist, einzustellen, wie oft Emails abgerufen werden in deinem Email-Programm.

00:17:20: Dr. Franziska Walther: Denn auch wenn ich tagsüber oft bewusst mein Mailprogramm schließe – ich vergesse es dann doch ab und an. Und für diesen Fall habe ich mir jetzt eingestellt, dass nur noch einmal in der Stunde meine Emails abgerufen werden. Und das verlängert die Ruhezonen über den Tag. Und ja, beim Schreiben der Folge habe ich auch darüber nachgedacht, ob es nicht sinnvoll wäre, vielleicht auch mehr Automationen zu nutzen.

00:17:46: Dr. Franziska Walther: Ich weiß von einigen Kolleg*innen, dass sie Automationen zusammen mit KI-Tools nutzen, um Nachrichten automatisiert zu beantworten. Meine Strategien, die ich dir hier heute vorgestellt habe, zielen ja alle darauf ab, die Organisationszeit zu reduzieren. Aber das eigentliche Schreiben bleibt ja quantitativ das gleiche. Und rein technisch ist es echt easy, zum Beispiel mit Zapier Automationen und automatisierte Workflows für so gut wie alles zu erstellen: für automatisierte Email-Antworten, Instagram-Messages, für Antworten auf Formulare, die auf deiner Webseite ausgefüllt werden.

00:18:21: Dr. Franziska Walther: Und ja, wenn du diese automatisierten Workflows mit einem KI-Chatbot verbindest ... und das ist eine Funktion, die Zapier zum Beispiel jetzt anbietet ... dann könnte diese auch wirklich einen Teil deiner Email-Kommunikation übernehmen. Für einen Auto-Responder, der die Urlaubszeit überbrückt und so ein paar hilfreiche Tipps gibt, finde ich das sogar ganz sinnvoll. Aber da reicht ja vielleicht auch der normale Auto-Responder ohne KI.

00:18:47: Dr. Franziska Walther: Und für die tägliche Kommunikation habe ich wirklich Bauchschmerzen, solche Dinge in mein Business einzubauen. Klar, man kann damit ganz transparent umgehen, aber es ist datenschutz-technisch schwierig, weil dann die gesamte Email-Kommunikation über die Server von US-amerikanischen Unternehmen laufen. Und es ist auch menschlich schwierig, denn bei Solo-Selbständigen ist es ja eine Stärke und eine Qualität, dass hier eine echte Person am anderen Ende der Leitung sitzt.

00:19:15: Dr. Franziska Walther: Aber ja, hier frage ich mich, wie sinnvoll ist das? Was ist sinnvoll? Wo kann so das wirklich das Leben leichter mache? Und wo sind technische, aber eben auch moralische und ethische Grenzen? Wie siehst du das denn? Deine Meinung interessiert mich dazu. Schreib mir gern. Und ja, jetzt hier am Ende weißt du ja: Bitte am liebsten per Email, denn die erreicht mich am schnellsten.

00:19:39: Dr. Franziska Walther: Und damit wünsche ich dir für heute alles Liebe. Hier noch mal die Erinnerung: Schreib dich gern unverbindlich und für 0 € auf die Warteliste der Portfolio-Akademie ein, um zum Start alle Infos als erstes zu bekommen. Den Link findest du in den Shownotes. Und wir? Wir hören uns wieder nächste Woche. Ich freue mich auf dich. Bis dahin. Tschüss.