HIGHTLIGHT #137 | Der wichtigste Schritt nach Buchmesse, um aus Messetreffen Aufträge zu machen

00:00:00: Dr. Franziska Walther: Hey, das ist der Portfolio-Podcast mit einer Folge aus dem Archiv. Viel Spaß dabei. Jetzt sind ja schon wieder eine Woche seit der Frankfurter Buchmesse vergangen. Warst du denn da? Und hast du schon alle deine Follow-up-Emails versendet? Nach der Messe ist ja vor der Messe und Nachbereitung ist das A und O. Der Messebesuch ist nur der Anfang.

00:00:25: Dr. Franziska Walther: Die eigentliche Akquise Arbeit beginnt danach. Und ja, das gleiche gilt auch für alle deine anderen Akquiseaktionen. Viele Kreative vergessen mit der Akquise-Nachbereitung einen wichtigen Akquise-Schritt, der mindestens genauso wichtig ist wie der Messebesuch bzw. die initiale Akquise-Aktion selbst. Und ich sag das nicht von ungefähr. Ich weiß das, denn ich selbst habe nicht nur einmal genau diesen Akquise-Schritt verbummelt.

00:00:55: Dr. Franziska Walther: Was mich das über die Jahre gekostet hat und mit welchen sechs einfachen Schritten du meinen Fehler vermeidest, das erfährst du heute hier. Und zusätzlich habe ich auch noch gute Neuigkeiten im Gepäck und berichte die heute auch von meinem diesjährigen Misserfolg, denn ich darf feiern. Und auch hier war der erste Schritt involviert, um den es heute geht die Follow-up-Email.

00:01:20: Dr. Franziska Walther: Und in diesem Sinne: Herzlich willkommen im Portfolio-Podcast. Hier erfährst du, wie du mit deiner kreativen Arbeit mehr Aufträge akquiriert. Aber eben auch, wie sehr ihr sorgst, dass dein Herz weiterhin für deine kreative Arbeit brennt. Auch mit dem ganzen Brimbamborium, den der Berufsalltag einer kreativen Selbstständigkeit so mit sich bringt. Ich bin Franziska Walther und jetzt geht’s los. Wie gesagt, viele Kreative trauen sich zwar, auf die Buchmesse zu fahren und dort mutig ihre Arbeiten vorzustellen, aber viele versäumen dann, nach der Messe dran zu bleiben.

00:01:58: Dr. Franziska Walther: Sie haben also auf der Messe ihre Portfolios gezeigt, Kontakte gesammelt und Gespräche geführt. Aber nach der Messe vergessen sie, was sie auf der Messe versprochen hatten, zum Beispiel Follow-up-Emails zu schicken. Okay, eigentlich hätte ich hier nicht gerade »von den Kreativen« in Anführungszeichen sprechen brauchen. Ich hätte alles in der Ich-Form schreiben können, denn ich habe in den vergangenen Jahren mich immer wieder getraut, mutig auf die Messe zu fahren und mein Portfolio zu zeigen, Kontakte zu knüpfen und Gespräche über zukünftige Bücher zu führen.

00:02:31: Dr. Franziska Walther: Und dann habe ich meine Follow-up-Emails mit meinen Portfolios nicht oder alternativ viel zu spät verschickt. Nicht aus bösem Willen, sondern weil ich mich nach der Buchmesse erst einmal von dem Stress des Mutigseins erholen musste und dann ging der Alltag wieder los. Und auf einmal war Weihnachten. Und dann war es mir zu doof, noch was hinterher zu schicken.

00:02:52: Dr. Franziska Walther: Gleichzeitig gab es auch Messebesuche, auf denen ich zum Beispiel versprochen hatte, ein Buch-Konzept zu schreiben und das einfach nie gemacht habe. Vor ein paar Jahren habe ich zum Beispiel mal versprochen, ein Konzept für ein Pixi-Buch zu entwickeln und auf einer anderen Messe entstand im Gespräch die Idee für ein erstes Buch. Und dann habe ich nach der Messe davon nichts gemacht.

00:03:14: Dr. Franziska Walther: Das lag nicht ausschließlich an der Zeit, die sehr schnell verflogen ist, sondern es schlichen sich auch Zweifel ein. Im Messe-Gespräch fand ich die Idee noch gut, aber als ich wieder zu Hause war, fing ich an zu zweifeln, ob das überhaupt etwas ist, was ich machen will. Das ist auch total in Ordnung und grundsätzlich erst mal eine total sinnvolle Idee.

00:03:34: Dr. Franziska Walther: Über solche Positionierungs-Fragen nachzudenken. Aber sich einfach nicht mehr zu melden, ist unprofessionell. Denn selbst wenn meine Kontakte das nach so vielen Jahren vergessen haben könnten, so sicher ist das nicht. Zumindest bei mir bleibt ein pelziges Gefühl, denn ich weiß, dass ich ein Versprechen nicht gehalten habe. Und dieses ganze Follow-up-Verbummeln hat über die Jahre zu ganz vielen verpassten Chancen geführt.

00:04:00: Dr. Franziska Walther: Wäre ich dran geblieben, dann hätte ich das Pixi-Buch vielleicht auch geschrieben. Ganz sicher hätte ich ein deutlich stärkeres Netzwerk von bewährten Kundenbeziehungen. Denn das Sich-nicht-melden schwächt Geschäftsbeziehungen und vor allen Dingen: Ohne dass Verbummeln, hätte ich diese ganzen Türen, die ich auf diversen Messen mit Energie und Aufwand und Zeit für beide Seiten geöffnet habe, nicht gleich wieder zugemacht.

00:04:27: Dr. Franziska Walther: Ich wäre hindurch gelaufen in ein Land mit ganz vielen neuen Möglichkeiten. Dranbleiben und Nachhaken sind also eine gute Sache. Aber es ist deutlich schwerer, als es auf den ersten Blick erscheint. Wirklich viele Kreative scheitern daran oder quälen sich da durch, weil sie zum Beispiel Angst haben zu nerven, zu aufdringlich zu sein oder etwas falsch zu machen. Doch warum ist es überhaupt so wichtig, dass das, was du besprochen hast, in deinen Messe-Gesprächen auch einzuhalten, als zum Beispiel dein Portfolio nach der Buchmesse auch zeitnah zu schicken. Auf der Messe genauso wie bei allen anderen Akquiseaktionen auch, geht es eben nicht nur darum, mit den eigenen Werken zu überzeugen.

00:05:12: Dr. Franziska Walther: Es geht auch darum, Vertrauen aufzubauen und dich als eine Person zu positionieren, von der dein Gegenüber professionelles Verhalten erwarten kann und mit der es auch Spaß macht, zusammenzuarbeiten. Wie bekommst du das hin? Indem du dein Versprechen hältst, dich in marktüblichen Zeiten zurück meldest und nach einem Kontaktpunkt nachhakt. Und all das in einem freundlichen und respektvollen und interessierten Ton.

00:05:40: Dr. Franziska Walther: Machst du all das, dann bekommst du einen extra Bonus, denn es ergibt sich damit automatisch ein praktischer Akquise-Plan. Für die Verlagswelt sieht es zum Beispiel so aus. Du fährst zum Beispiel nach Bologna und nach Frankfurt, also auf die zwei großen, wichtigen Buchmessen für die Verlagswelt. Und wenn du das machst, dann kannst du schon einmal zwei große Haken machen in deinem jährlichen Akquise-Plan.

00:06:04: Dr. Franziska Walther: Zwei weitere Haken setzt du jeweils mit deiner Follow-up-Email nach der Messe. Dann bist du also schon viermal aufgeploppt. Und dann noch kurze zu Weihnachten und zu Ostern. Und ein zusätzlicher, konsequent gepflegter Social-Media-Kanal mit wöchentlichen Postings, zum Beispiel auf LinkedIn oder auf Instagram. Und damit ist ein jährlicher Akqusieplan für die Verlagswelt schon einmal gut befüllt und ziemlich sinnvoll aufgebaut.

00:06:30: Dr. Franziska Walther: In der Akquise gilt es ja, regelmäßig immer wieder sichtbar zu werden. Und in der Verlagswelt sind 2 bis 3 Monate eine gute Frequenz, um sich in Erinnerung zu rufen. Klar, in anderen Branchen und auf anderen Märkten sind die Frequenzen anders. Aber grundsätzlich gilt es, bei jedweder Akquise regelmäßig sichtbar zu werden, damit deine Kund*innen dich und dein Angebot überhaupt erinnern.

00:06:56: Dr. Franziska Walther: Und das beinhaltet eben auch das Nachhaken und das regelmäßig melden mit Follow-up-Mails. Wie gesagt, ich habe das Melden nach der Messe schon einige Male verbummelt und selbst jetzt, noch Jahre später, fühlt sich das nicht gut an. Ich mag es einfach nicht, wenn ich nicht das mache, was ich gesagt habe. Und selbst, wenn ich es nicht beweisen kann mit irgendwelchen Fakten, bin ich mir ganz sicher, dass meine Versäumnisse, die Geschäftsbeziehungen zu den betroffenen Personen negativ verändert haben.

00:07:27: Dr. Franziska Walther: Vertrauen ist ja etwas, was langsam und über die Zeit wächst. Es sind viele kleine Bausteine, die aufeinander aufbauen. Oder um ein anderes Bild zu nutzen. Vertrauen ist eine kleine Pflanze, die langsam und nur mit regelmäßiger Pflege wächst. Und wird das Vertrauen mal verletzt, dann braucht es viel Aufwand und Zeit, um die kleine Pflanze wieder aufzupäppeln. Allerdings: Fehler machen gehört dazu und es ist nie zu spät, aus Fehlern zu lernen und diese zu korrigieren.

00:07:57: Dr. Franziska Walther: Transparenz und Ehrlichkeit helfen hier. Wenn du auch schon wie ich einige Male nicht das gemacht hast, was du versprochen hast, dann sprich es zumindest bei den Kontakten, die dir wichtig sind, an und dann kann das Vertrauen wieder wachsen. Ich hatte zum Beispiel mal auf der Buchmesse im Jahr 2016 ein ganz schräges Erlebnis mit einer meiner Lektor*innen.

00:08:19: Dr. Franziska Walther: Eigentlich hatte ich versprochen, mich vor der Messe zu melden und einen Termin ausmachen. Habe ich aber nicht gemacht, weil dann 2016 mein Leben zugegebenermaßen eine ganz schöne Achterbahnfahrt war. Meine langjährige Partnerschaft war gerade zerbrochen und ich hatte das Gefühl, dass mein Leben ein Scherbenhaufen war. Und ganz ehrlich: War es auch. Ich hatte wirklich Liebeskummer und es ging mir nicht gut.

00:08:44: Dr. Franziska Walther: Und in diesem Zustand bin ich dann meiner Lektorin auf der Messe über den Weg gelaufen. Gerade kurz zuvor hatte ich ein Buch auf der Messe entdeckt, das meinen Liebeskummer getriggert hatte. Auf gut Deutsch hieß das: Ich war kurz davor, wie so ein Springbrunnen anzufangen, zu weinen. Und so kam es dann, dass ich meine Lektorin gesehen habe, weggeguckt habe und dann ganz, ganz schnell weggerannt bin, weil ich nicht wollte, dass sie mich weinen sieht.

00:09:11: Dr. Franziska Walther: Das war eine sehr, sehr schräge Situation für uns beide. Ohne Erklärung wäre unsere Geschäftsbeziehung nach so einem Erlebnis wahrscheinlich zu Ende gewesen, denn es würde immer ein komisches, pelziges Gefühl bleiben. Und ganz ehrlich: In der Bücherwelt gibt es genug andere Illustrator*innen, die richtig tolle Sachen machen und die ohne pelzige Gefühle daherkommen. Deshalb habe ich mich nach der Messe bei meiner Lektorin gemeldet und habe die Situation erklärt.

00:09:42: Dr. Franziska Walther: So konnte ich ihr beim nächsten Treffen wieder in die Augen sehen. Und auch wenn ich das Vertrauenspflänzchen mal ganz kurz ziemlich platt getreten hatte, ist jetzt zumindest wieder Raum da, damit es neu wachsen kann. Das Vertrauen in dich wächst, wenn du das tust, was du sagst. Dann bist du berechenbar. Und die Berechenbarkeit ist ein ganz wichtiger Baustein für eine sichere und starke Geschäftsbeziehung. Damit du genau das für dich aufbaust: Starke und sichere Geschäftsbeziehungen ...

00:10:12: Dr. Franziska Walther: habe ich heute einen 6-Schritte-Fahrplan für deine Messe-Nachbereitung für dich mitgebracht. Und mit dem machst du genau das. Du hältst deine Versprechen, du baust Vertrauen auf und du schickst termingerecht deine Follow-up-Emails. Deshalb lass uns jetzt mal einen Blick auf die sechs Schritte der Messe-Nachbereitung werfen und los geht’s mit Schritt Nummer eins. Schreibe eine To-Do-Liste. Lege dir bestenfalls schon während der Messe oder spätestens jetzt eine Liste mit deinen Todos an!

00:10:46: Dr. Franziska Walther: Wem hast du versprochen, das Portfolio zu schicken? Bei wem wolltest du dich noch einmal melden? Und was für andere Verabredungen habt ihr getroffen? Schreib es auf, damit es nicht verloren geht. Und weiter geht’s mit Schritt Nummer zwei: Analysiere deine Erfahrungen. Neben den Follow-Up-Emails solltest du dir auch noch einmal Zeit nehmen, zu analysieren, was diesmal auf der Messe gut funktioniert hat, was weniger gut und was du das nächste Mal optimieren möchtest.

00:11:15: Dr. Franziska Walther: So eine Analyse geht im Alltagsstress oft unter, was schade ist. Also mit einer halben Stunde Analyse das nächste Mal auf der Messe so viel mehr erreichst. Okay, hast du das erledigt, dann gilt es alles zu terminieren und das machst du in Schritt Nummer drei. Schreib dir die konkreten Termine der Todos in deinen Kalender. Wann versendet du die Follow-Up-Emails?

00:11:39: Dr. Franziska Walther: Wann hakst du noch einmal nach? Mit was und wann ploppst du das nächste Mal bei deinen Kontakten auf? Plane deine nächsten Schritte, damit das Momentum, das du durch die Messe aufgebaut hast, jetzt Fahrt aufnimmt, anstelle zu verpuffen. Natürlich ist die Frequenz ein bisschen vom Markt und deinem Angebot abhängig. Aber um mal in der Verlagswelt zu bleiben: Hier gilt es, mindestens alle 2 bis 3 Monate mit einer persönlichen Ansprache sichtbar zu werden.

00:12:07: Dr. Franziska Walther: Und dann sind wir schon bei Schritt Nummer vier. Schreibe und versende deine Follow-up-Mails. Wenn du Gespräche mit Verlagen auf der Messe hattest, dann mach genau das. Versende Follow-up-Emails. Bestenfalls hast du das schon innerhalb der ersten Woche nach der Messe gemacht. Aber wenn nicht, dann mach es jetzt. In einer Follow-Up-Email muß übrigens nicht viel drinstehen, allerdings hilfst du natürlich deinem Gegenüber, sich an Dich zu erinnern.

00:12:34: Dr. Franziska Walther: Wenn du kurz noch einmal dokumentiert, was ihr auf der Messe besprochen habt und dich für den freundlichen Kontakt bedankt und natürlich gehört dein Portfolio als PDF auch dazu. Das Portfolio sollte dabei nicht größer als 15 MB sein. Ist es größer, dann schick’s lieber als Download-Link. Und vielleicht fragst du dich ja jetzt, was du genau schickst.

00:13:00: Dr. Franziska Walther: Du kannst dein Portfolio, das du auf der Messe gezeigt hast, wirklich eins zu eins und ohne Änderungen schicken. Natürlich spricht auch nichts dagegen, das Feedback, das du auf der Messe bekommen hast, noch mal ins Portfolio einzubauen. Aber Vorsicht, wenn du dir hier vornimmst, dein Portfolio noch einmal komplett zu überarbeiten, dann wird es mit großer Wahrscheinlichkeit dazu führen, dass du deine Emails erst kurz vor Weihnachten schickst.

00:13:24: Dr. Franziska Walther: Perfektionismus ist hier wenig hilfreich. Deshalb fokussiere dich beim Portfolio-Anpassen ausschließlich darauf, wegzulassen. Schmeiß die Arbeiten raus, bei denen dein Gegenüber dir vermittelt hat, dass es wenig passt und schicke die Seiten, die gut zu den Bedarfen deines Gegenübers passen. So, dann sind wir schon bei Schritt Nummer fünf. Sorge vor, damit es das nächste Mal leichter wird. Wenn du jetzt deine Messe-Follow-up-Emails formuliert hast, speichere diese als Textvorlage, damit du das nächste Mal nicht bei Null beginnen musst. Und dann kommt schon Schritt Nummer sechs, der letzte Schritt.

00:14:00: Dr. Franziska Walther: Dokumentiere deine Ergebnisse, Schreib in den nächsten Wochen auch auf, was für Feedback du bekommst. Welcher Verlag antwortet auf deine Emails und welcher nicht? Und was für konkretes Feedback hast auf der Messe bekommen und was schreibt dein Kontakt in der Antwort auf deine Follow-up-Email? Denn dieses Wissen wird dir helfen, dein Portfolio Schritt für Schritt zu optimieren und die Bedarfe deiner Kontakte immer besser zu verstehen und ... kleiner Tipp: Stelle auch gern Fragen, wenn du eine Antwort bekommst.

00:14:29: Dr. Franziska Walther: So kannst du noch einmal so ein bisschen E-Mail-Pingpong haben und du lernst automatisch so viel mehr über dein Gegenüber. Und vielleicht denkst du ja jetzt: Franziska, wie oft darf ich denn nachhaken und mich melden? Und ab wann nerve ich denn damit? Das ist eine der am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Akquise. Und alle Kreativen stellen sich diese Frage.

00:14:51: Dr. Franziska Walther: Die Jungspunde genauso wie die alten bzw. die erfahrenen Häs*innen. Viele Kreative haben Angst mit den Emails zu nerven und viele fragen sich, wo dranbleiben aufhört und aufdringlich wirken anfängt. In meinem Live-Gruppen-Programm, der Portfolio-Akademie unterstütze ich Kreative bei genau solchen Fragen. Ich höre diese Frage also wirklich, wirklich oft. Und in 90 % der Fälle haken Kreative eher zu wenig als zu viel nach.

00:15:22: Dr. Franziska Walther: Deshalb habe keine Hemmungen und erinnere dich daran, dass du mehrfach vor deinen potenziellen Kund*innen aufpoppen musst, damit sie sich überhaupt an dich erinnern. Einmal Akquise ist kein Mal Akquise. Also übersetzt auf die Messe heißt das: Nur der Messebesuch allein ist noch lange keine Akquise. Das Nachhaken und danach mehrfach sichtbar werden macht dann den Messebesuch erst zu einer erfolgreichen Akquiseaktion, die eingebettet ist in eine wirksame Akquise-Strategie.

00:15:53: Dr. Franziska Walther: Wenn du jetzt Lust bekommen hast, mit meiner Unterstützung vielleicht eine wirksame Akquise-Strategie zu erstellen und umzusetzen, dann kommen die Portfolio-Akademie. Gemeinsam ist Akquise so viel leichter und gemeinsam macht es auch einfach mal so viel mehr Spaß. Wenn du Lust hast, selbstbestimmt deinen Weg in der Kreativwirtschaft zu gestalten, dann bist du herzlich eingeladen. Die Portfolio-Akademie ist ein 14-wöchiges Live-Gruppen-Programm für Designer*innen und Illustrator*innen und darin positioniert du dich und zwar nachhaltig, also sowohl künstlerisch wie auch wirtschaftlich.

00:16:28: Dr. Franziska Walther: Du kannst dich aktuell schon unverbindlich und für 0 € auf eine Warteliste eintragen. Und das ist auch eine echt gute Idee, denn das letzte Mal, im September 2024, waren die 30 verfügbaren Plätze noch vor der offiziellen Anmelde-Zeit schon vergeben. Das heißt: Nur die Menschen auf der Warteliste hatten überhaupt die Möglichkeit sich anzumelden. Die unverbindliche Warteliste findest du auf der Seite www.diegutemappe.de/pa.

00:16:53: Dr. Franziska Walther: P wie Portfolio und A wie Akademie. Und dort stehen auch noch ein paar ergänzende Infos dazu. Den Link findest du auch in den Shownotes. Okay, und vielleicht hast du noch so eine andere Frage im Kopf. Vielleicht denkst du jetzt auch: Was ist denn, Franziska, wenn niemand auf meine Emails antwortet? Das passiert gar nicht mal so selten.

00:17:16: Dr. Franziska Walther: Wenn du nach der Messe auf deine Emails keine Antwort erhältst, dann ist es total sinnvoll, hier auch noch einmal nachzufragen. Vielleicht ist ja deine Email im Spamordner gelandet oder wurde einfach schlicht und ergreifend übersehen. Deshalb hab keine Hemmungen und frag lieber noch einmal nach. Und gerne mit einer Email ohne Anhang. Hier sind die Filter meistens freundlicher. Und hier zum Schluss hatte ich dir auch noch eine Erfolgsgeschichte versprochen.

00:17:44: Dr. Franziska Walther: Denn auch das Erfolge feiern gehört zu wirksamer Akquise dazu. Und ich darf heute die Konfetti-Kanone abfeuern. Dieses Jahr habe ich auf der Messe nämlich mein Pony-Buch bei einem Verlag vorgestellt und gepitcht. Wenn du den Portfolio-Podcast schon eine Weile hörst, dann weißt du, dass das Pony-Buch eins meiner aktuellen freien Buchprojekte ist, an dem ich schon seit 2018 arbeite.

00:18:08: Dr. Franziska Walther: Und auch wenn ich es in der Nach-der-Messe-Erschöpfung wirklich fast wieder vergessen hätte, habe ich das Expose wie versprochen am Montag nach der Messe geschickt, denn ich hatte es mir in meinen Kalender eingetragen. Noch am Donnerstag letzte Woche kam die feste Zusage des Verlages, dass das Pony-Buch jetzt ein Zuhause gefunden hat und im Herbst 2027 erscheinen wird.

00:18:33: Dr. Franziska Walther: Ich freue mich riesig darüber. Wie es mit dem Pony-Buch weitergeht und welche Hürden und Herausforderungen sich da jetzt auch in Zukunft auf meinem Weg zeigen werden, das werde ich dir immer mal wieder berichten. Aber hier am Ende der Episode möchte ich es nicht versäumen, dir auch noch mal ein paar Fragen zu deinen Emails zu stellen. Deshalb hier die Frage an dich: Hast du schon alle deine Follow-up Emails zur diesjährigen Messe versendet und hast du vielleicht auch schon mal Follow-up Emails verbummelt und einfach mal nicht versendet?

00:19:05: Dr. Franziska Walther: Was hat dich denn beim Akquise-Nachhaken ausgebremst? War es der Gedanke zu nerven oder zu aufdringlich zu sein? Oder war es etwas anderes? Lass es mich gerne wissen auf Instagram unter @diegutemappe oder auf LinkedIn oder als Rezension. Ich bin wirklich neugierig, wie es dir damit geht und damit wünsche ich dir für heute alles Liebe. Wir hören uns wieder nächste Woche.

00:19:29: Dr. Franziska Walther: Ich freue mich auf dich. Bis dahin. Tschüss.